10 Pautas que mejoran la comunicación

Pautas que mejoran la comunicación entre las personas en tiempos tecnológicos.

 

 

 

1) Confirma los emails y tweets recibidos

Cuando recibas un email, confirma de forma expresa la recepción del mensaje, un: “recibido gracias, te contestaré cuando lo haya visto con tiempo” ó “gracias por tu mensaje”.

El correo electrónico como algo habitual en nuestras vidas, no es infalible. Nos parece tan natural que ni siquiera pensamos en que el envío de un email pueda fallar y no llegar a su destino. Pero lo cierto es que puede que no llegue y demos por hecho su entrega. Evitemos malos entendidos confirmando que has recibido el mensaje.

2) Contesta las llamadas perdidas / Contesta los mensajes telefónicos

No tenemos por qué contestar una llamada de forma inmediata y más si estamos en una tarea que no podemos dejar ó reunión importante. Una vez estés libre, contesta todas las llamadas. Procura que no pase más de 1 hora si esto es posible. Es una muestra de cortesía para con la  persona que pretendía ponerse contacto contigo. Por otra parte, si eres tu el que llama, no insistas con más de dos llamadas, a no ser que sea alguna emergencia. Hay personas que se muestran impacientes pensando que debemos estar esperando su llamada para cogerla de forma inmediata.

3) Cuida tu comunicación escrita.

A menudo no cuidamos nuestra comunicaciones por escrito, ni en la estructura del mensaje con ideas claras, ni en los términos utilizados. Cuidemos de no utilizar palabras malsonantes y palabras que tiendan a ser ambiguas, estas últimas crean confusión, malos entendidos y conflictos.

La ironía no se interpreta correctamente, es el humor inteligente que a veces cuesta entender a la primera. Utiliza signos de admiración si es una expresión donde quieras darle notoriedad o emoción al significado. Procura ser claro en tus ideas y utiliza frases cortas con mensaje concretos.

4) Siempre GRACIAS y sonrie

La palabra que mejor suena al pronunciarse después de tu nombre, es GRACIAS. Ya conoces el refrán: “es de ser bien nacido, ser agradecido”. Nadie está obligado a ser cortes, simpático y amable, por eso agradecer cualquier detalle que reciba de otra persona debe ser agradecido. Es una pequeña recompensa que reconforta a quien la escucha. Por teléfono también, se “ven” las sonrisas. Se percibe forma clara por el tono de la voz, cuando una persona te sonríe al hablar.

5) Pide ayuda y ofrécela… favorece la comunicación

No dudes nunca en pedir ayuda si la necesitas y ofrecerla si lo consideras. Todos necesitamos algún tipo de ayuda en algún  momento, pero es a veces la comunicación  no establecida ó la barreras subjetivas lo que nos hace no abrirnos a pedir esa ayuda. Pídela, agradécela, ofrécela. Se trata de una cadena de favores que mejora la comunicación y establece un clima cordial.

6) Practica la escucha activa.

Cuántas veces nos ha parecido poco respetuoso cuando hablamos a una persona y esta mira hacía otra parte ó simplemente se encuentra ensimismada en su tarea. Tenlo presente, mira a los ojos de tu interlocutor de forma natural y relajada, asiente con la cabeza, parafrasea  algunas de sus palabras para que perciba que la escuchas. Cuándo tengas que dar tu opinión, hazlo con asertividad, o sea, ni sumiso ocultando tu verdadera opinión, ni extremista, con agresividad, donde tu interlocutor se pueda sentir herido, por ejemplo: “entiendo lo que dices y se que debe ser duro para ti, pero debo decirte que se puede ver desde otro punto de vista, ¿has probado…?”

7) Evita ser demasiado directo queriéndose ser sincero.

A veces confundimos sinceridad con franqueza. Cuándo decimos algo desde nuestra verdad, somos sinceros, cuándo decimos lo que pensamos sin barreras, estamos siendo también sinceros y  francos, pero podemos herir a otra persona. En general no estamos preparados para la franqueza, aunque la pidan. Si te la piden con insistencia, házlo de forma constructiva, tratando de ayudar, de construir.

8) Expresa tus emociones, si con ello haces el bien. 

No siempre somos capaces de percibir las emociones de las personas, creemos entender algo sobre nuestro interlocutor y si le preguntáramos resultaría que siente algo distinto. Acabamos sorprendidos por lo inesperado. Expresa tus emociones y quizás te sigan; si estás feliz, dilo, si estás orgulloso de algo, dilo. Las emociones, sobretodo, cuando son positivas y llenas de sensibilidad, nunca son malas.

9) Reconoce la autoría

La autoría, es una propiedad y reconocerla es respetar a las personas. Nada puede hacerte sentir peor que utilicen tus ideas, tus palabras, tus obras y ni siquiera reconozcan públicamente que te pertenecen. Siempre, siempre reconoce su autor, menciona su nombre, menciona sus méritos, menciona su valor. Hacerlo así te hace ganar enteros como persona y recibirás lo mismo.

10) Agradece el tiempo que te dedican

Recibimos el tiempo de las personas como  un regalo que no siempre apreciamos. Cuando recibes un profesional: ingeniero, técnico, colaborar, etc… parecemos entender que su tiempo es el nuestro y no lo valoramos de la misma manera. Entiende el valor de su tiempo y del tuyo,  no le importará que le digas “NO, este tema no me interesa” pero sin dañar, con diplomacia. Recuerda que ejerce una profesión. Además hazle entender que el tiempo es valioso, de manera que no lo hagas volver si realmente no estás interesado.

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